Om du har en transaktion som ännu inte har ett tillhörande underlag eller som du inte är säker på hur den ska bokföras, kan du tillfälligt bokföra den på ett obskonto (även kallat observationskonto eller interimskonto). Detta konto används för att hålla transaktioner som behöver undersökas eller saknar tillräcklig information tills du kan placera dem på rätt bokföringskonto.
Hur du hanterar sent inkommet underlag
- Bokför på obskonto: Du bokför transaktionen på ett obskonto (ofta ett konto i klassen 16xx eller 29xx, beroende på om det är en tillgång eller skuld). Det är en tillfällig lösning medan du inväntar nödvändig information, till exempel ett kvitto, faktura eller annat underlag.
- Matcha transaktionen: När du har fått tillräcklig information eller underlag om vad transaktionen gäller, flyttar du den från obskontot till rätt konto i bokföringen, exempelvis ett kostnadskonto eller ett intäktskonto beroende på transaktionens natur.
- Undvik att lämna poster på obskontot: Tanken med ett obskonto är att det ska användas tillfälligt. Så snart du har fått klarhet i vad transaktionen gäller, bör du bokföra den på rätt konto och rensa obskontot.
Detta är ett bra sätt att hålla din bokföring organiserad och säkerställa att varje transaktion hamnar på rätt ställe när all information är tillgänglig.
Utlägg
Om ett underlag för ett utlägg kommer in flera månader efter att det borde ha bokförts och momsperioden redan är stängd, ska du bokföra det på det datum du mottar underlaget eller när du upptäcker det, och inte retroaktivt på den tidigare perioden. Detta gäller särskilt eftersom momsperioden är stängd och du inte kan ändra tidigare momsdeklarationer utan att skapa komplikationer.
Så här kan du hantera situationen:
- Bokföringsdatum: Du bokför utlägget på det datum du faktiskt mottog underlaget, alltså det datum när du blev medveten om transaktionen, även om utlägget i sig skedde tidigare.
- Momsredovisning: Eftersom momsperioden är stängd, ska momsen inkluderas i den pågående eller kommande momsperioden. Du justerar alltså momsredovisningen framåt och tar med beloppet i den nuvarande eller nästa periodens momsdeklaration.
- Notering i bokföringen: För att hålla ordning och tydlighet i din redovisning kan du lägga in en kommentar eller notering om att utlägget avser en tidigare period men bokförs i aktuell period på grund av försenat underlag.
Hur sent inkomna kvitton när bokslutet ej inlämnat?
Om bokföringsperioden är stängd, men bokslutet inte är inlämnat, ska du enligt god redovisningssed bokföra kvittot i den senast öppna perioden, så att det fortfarande hamnar i rätt räkenskapsår.
1. Vad säger lagen och K2-regelverket?
Enligt Bokföringslagen (5 kap. 3 §) ska alla affärshändelser bokföras så snart som möjligt. Sent inkomna underlag ska bokföras i den senaste öppna perioden för att de ska hamna i rätt räkenskapsårvl16-10-k2ar-kons.
K2-regelverket (BFNAR 2016:10) kräver att intäkter och kostnader ska hänföras till rätt period, och så länge bokslutet inte är inlämnat kan justeringar göras i den senaste öppna periodenvl16-10-k2ar-kons.
2. Hur ska kvittot bokföras?
- Om räkenskapsåret ännu inte är låst i bokföringssystemet → Bokför kvittot på den senast öppna månaden.
- Om alla månader i räkenskapsåret är låsta, men bokslutet ej inlämnat → Öppna den senaste perioden och bokför där.
- Om bokslutet redan är inlämnat till Bolagsverket → Då får kvittot bokföras i det nya året.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis bokför du transaktionen med det aktuella datumet och tar med momsen i den pågående eller kommande momsperioden. Om det är en betydande avvikelse, kan du överväga att diskutera detta med en revisor eller redovisningskonsult för att säkerställa att allt hanteras korrekt.
✅ Om möjligt: Bokför i den senast öppna perioden i föregående år.
✅ Om alla perioder är låsta men bokslutet ej inlämnat: Öppna senaste perioden och bokför där.
❌ Om året är helt låst och bokslutet snart ska inlämnas: Bokför det i nya året men dokumentera att det avser föregående år.