Periodisering innebär att intäkter och kostnaderna fördelas över den period de faktiskt hör till, snarare än att bokföra dem vid betalningstillfället. Detta är särskilt viktigt vid bokslut, då det handlar om att säkerställa att företagets redovisning korrekt speglar intäkter och kostnader för den aktuella perioden, enligt matchningsprincipen.
Under K2 ch K3-regelverket och enligt svenska bokföringsregler ska ett företag se till att intäkter och kostnader som tillhör ett specifikt projekt och period redovisas i rätt period, även om fakturan mottas eller betalas under en annan period. Detta innebär att man kan behöva bokföra upplupna kostnader, som är kostnader som uppstått men ännu inte fakturerats eller betalats, samt förutbetalda kostnader, där betalning skett men kostnaden tillhör en senare period.
Undantag för periodisering
K1-regler erbjuder en förenklad redovisning där små upplupna och förutbetalda intäkter och kostnader undantas periodisering, vilket minskar komplexiteten för småföretag. Om ditt företag har tjänat in pengar men ännu inte fått betalt, behöver du inte redovisa dessa i bokslutet förutom ränteintäkter som överstiger 5 000 kr.
För förutbetalda intäkter, som förskottsbetalningar, behöver du endast redovisa belopp över 5 000 kr i bokslutet där en leverans har påbörjats. I balansräkningen under ”Övriga skulder” ska större skulder som förskott från kunder och ränteutgifter eller ränteintäkter över 5 000 kr redovisas, medan mindre belopp inte behöver tas upp.
K2-regler tillåter vissa förenklingar som 5 000-kronorsregeln och regeln för årligen återkommande rörelseutgifter, vilket ger mindre företag möjligheten att hantera sina inkomster och utgifter på ett enklare sätt utan att behöva periodisera allt i detalj.
Om en faktura består av flera poster, var och en under 5 000 kr, kan de hanteras separat enligt denna regel.
Periodisering av kostnader
Upplupna kostnader:
Om ett företag har fått tjänster utförda i december, men fakturan inte kommer förrän i januari nästa år, måste kostnaden ändå bokföras i december. Detta görs genom att bokföra en upplupen kostnad vid bokslutet.
Bokföringsexempel: Företaget har fått en tjänst utförd i december till ett värde av 50 000 SEK, men fakturan kommer inte förrän i januari nästa år.
Bokföring i december:
- Debet: 6580 Konsultarvoden (Kostnadskonto) 50 000 SEK
- Kredit: 2990 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (Skuldkonto) 50 000 SEK
När fakturan mottas och bokförs i januari:
- Debet: 2440 Leverantörsskulder (Skuldkonto) 50 000 SEK
- Kredit: 2990 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (Skuldkonto) 50 000 SEK
Effekt: Kostnaden redovisas i rätt period (december), vilket ger en korrekt bild av företagets kostnader för året.
Förutbetalda kostnader:
Om ett företag betalar för ett års försäkring i november, men försäkringen gäller från november till nästa år, ska bara de två första månaderna redovisas som kostnad under innevarande år. Resterande månader periodiseras som en förutbetald kostnad.
Bokföringsexempel: Företaget betalar 120 000 SEK i december för en årshyra som gäller från januari till december nästa år (10 000 SEK per månad).
Bokföring vid betalning i december:
- Debet: 1710 Förutbetalda kostnader (Tillgångskonto) 120 000 SEK
- Kredit: 1930 Bankkonto (Tillgångskonto) 120 000 SEK
Vid periodisering av kostnaden i januari (för första månaden):
- Debet: 5010 Lokalkostnader (Kostnadskonto) 10 000 SEK
- Kredit: 1710 Förutbetalda kostnader (Tillgångskonto) 10 000 SEK
Vid periodisering av kostnaden i februari (för andra månaden), och så vidare varje månad:
- Debet: 5010 Lokalkostnader (Kostnadskonto) 10 000 SEK
- Kredit: 1710 Förutbetalda kostnader (Tillgångskonto) 10 000 SEK
Effekt: Endast den del av kostnaden som avser innevarande period redovisas som kostnad, medan resterande del av betalningen redovisas som en tillgång tills den aktuella perioden inträffar.
Periodisering av intäkter
Upparbetade men ej fakturerade intäkter (upplupna intäkter)
Ett företag arbetar på ett projekt i december och har upparbetat intäkter, men fakturan skickas först i januari nästa år. Trots att fakturan skickas senare, måste intäkten redovisas i december eftersom arbetet har utförts under den perioden.
Bokföringsexempel: Företaget har utfört arbete i december värt 100 000 SEK men fakturan skickas först i januari nästa år.
Bokföring i december:
- Debet: 1790 Upparbetade men ej fakturerade intäkter (Tillgångskonto) 100 000 SEK
- Kredit: 3001 Försäljning inom Sverige (Intäktskonto) 100 000 SEK
När fakturan skickas i januari:
- Debet: 1510 Kundfordringar (Tillgångskonto) 100 000 SEK
- Kredit: 1790 Upparbetade men ej fakturerade intäkter (Tillgångskonto) 100 000 SEK
Effekt: Intäkten redovisas i rätt period (december), vilket speglar företagets prestationer under året korrekt.
Förutbetalda intäkter
Om ett företag får betalning i förskott för ett projekt som ska utföras över flera månader, till exempel om ett avtal tecknas i november och kunden betalar för hela projektet i förväg, men arbetet sträcker sig över sex månader, ska bara de intäkter som hör till innevarande år redovisas som intäkt.
Bokföringsexempel: Företaget får en förskottsbetalning på 240 000 SEK i november för ett projekt som sträcker sig över 12 månader (20 000 SEK per månad).
Bokföring vid mottagande av förskottsbetalning i november:
- Debet: 1930 Bankkonto (Tillgångskonto) 240 000 SEK
- Kredit: 2970 Förutbetalda intäkter (Skuldkonto) 240 000 SEK
I slutet av november, för att periodisera intäkten för den första månaden:
- Debet: 2970 Förutbetalda intäkter (Skuldkonto) 20 000 SEK
- Kredit: 3001 Försäljning inom Sverige (Intäktskonto) 20 000 SEK
I slutet av december, för att periodisera intäkten för den andra månaden:
- Debet: 2970 Förutbetalda intäkter (Skuldkonto) 20 000 SEK
- Kredit: 3001 Försäljning inom Sverige (Intäktskonto) 20 000 SEK
Effekt: Endast de intäkter som tillhör innevarande år (november och december) redovisas som intäkt under detta år, medan resterande del av betalningen redovisas som en skuld tills den relevanta perioden inträffar.
