När ett företag arrangerar eller skickar anställda på konferens finns det särskilda regler och bestämmelser som styr vad som är avdragsgillt och hur kostnaderna ska bokföras. Det är viktigt att konferensen är arbetsrelaterad och att den huvudsakliga syftet är att främja företagets verksamhet för att kostnaderna ska vara avdragsgilla.
Regler för konferenser och avdrag
Syftet med konferensen
För att kostnaderna för en konferens ska vara avdragsgilla måste följande villkor uppfyllas:
- Arbetsrelaterad och relevant för verksamheten: Konferensen måste ha ett tydligt och direkt samband med företagets verksamhet. Det innebär att den huvudsakliga delen av konferensen måste bestå av arbetsrelaterade aktiviteter, såsom utbildning, information eller planeringsmöten.
- Längden på konferensen: En rimlig längd på en konferens anses vara mellan 2 och 5 dagar. Om konferensen inkluderar fritidsaktiviteter ska det vara en begränsad del, och den arbetsrelaterade delen bör dominera programmet.
- Plats för konferensen: Konferensen bör hållas på en plats där det är motiverat med tanke på konferensens syfte. Om en konferens exempelvis hålls på en avlägsen semesterort, kan det ifrågasättas av Skatteverket om den verkligen är arbetsrelaterad.
Kostnader som är avdragsgilla
Följande kostnader kan vara avdragsgilla om konferensen uppfyller de grundläggande kraven:
- Konferensavgifter: Avgifter för deltagande i konferensen är avdragsgilla.
- Resekostnader: Kostnader för transport till och från konferensen (bil, flyg, tåg, etc.) är avdragsgilla.
- Boendekostnader: Hotell och logi under konferensen är avdragsgilla om de är rimliga i förhållande till konferensens syfte och plats.
- Mat och dryck: Kostnader för måltider under konferensen är avdragsgilla, men det finns regler för representationsmåltider (se nedan).
Representationsmåltider under konferensen
- Måltider och fika under konferensen: Måltider som serveras under konferensen (exempelvis frukost, lunch och middag) kan vara avdragsgilla om de ingår som en del av konferensen och är rimliga.
- Momsavdrag: Företaget kan dra av momsen för representationsmåltider upp till 300 kr per person och måltid. Om kostnaden överstiger detta belopp, är endast en del av momsen avdragsgill, och den överskjutande kostnaden blir en ej avdragsgill kostnad.
- Måltider utanför konferensen, som sker på fritiden eller privat, är inte avdragsgilla.
Fritidsaktiviteter
- Ej avdragsgilla kostnader: Om konferensen innehåller för stor del fritidsaktiviteter som nöjesutflykter, spa-besök eller liknande, är dessa aktiviteter inte avdragsgilla. Det innebär att kostnaderna för sådana aktiviteter ska bokföras som ej avdragsgill representation.
Bokföring av konferenskostnader:
När du bokför kostnader för konferensen är det viktigt att skilja mellan avdragsgilla och ej avdragsgilla kostnader. Här är en översikt över hur dessa kostnader kan bokföras:
Resekostnader och konferensavgifter
- Debet 5800 – Resekostnader: För utgifter relaterade till resa (flyg, tåg, taxi etc.).
- Debet 6900 – Konferensavgifter: För själva deltagaravgiften för konferensen.
- Debet 5830 – Hotellkostnader och logi: För boendekostnader under konferensen.
Måltider under konferensen
- Debet 7631 – Personalrepresentation, ej avdragsgill: För kostnader för måltider som överstiger det avdragsgilla beloppet (300 kr per person).
- Debet 6071 – Representation, ej avdragsgill: För eventuella måltider eller representation där momsen inte är avdragsgill.
- Kredit 2641 – Ingående moms: För den avdragsgilla delen av momsen på måltider upp till 300 kr per person.
Fritidsaktiviteter:
- Debet 6072 – Ej avdragsgill representation: För kostnader för aktiviteter som inte är avdragsgilla, som fritidsaktiviteter eller nöjen som är omotiverade för konferensen.
Sammanfattning av avdragsrätten:
- Resor, konferensavgifter och logi: Avdragsgilla om konferensen är arbetsrelaterad.
- Måltider utöver direkt relaterat till konferensen: Avdragsgill upp till 180 kr per person och måltid.
- Fritidsaktiviteter och privata kostnader som inte är en del av konferensen: Ej avdragsgilla.
Om du ser till att konferensen är tydligt arbetsrelaterad och att huvuddelen av tiden ägnas åt arbete, så är kostnaderna avdragsgilla enligt Skatteverkets regler. Skilj mellan avdragsgilla och ej avdragsgilla kostnader i bokföringen för att undvika problem vid en eventuell granskning.
Behöver du hjälp med specifika redovisningen för just din situation? Kontakta våra redovisningskonsulter!
