Att hålla koll på företagets ekonomi är avgörande för framgång, särskilt för enskilda näringsidkare. Denna guide syftar till att förklara bokföringsprocessen på ett enkelt och begripligt sätt, baserat på Skatteverkets direktiv om redovisning.
Kortfakta
- Separera privat och företags ekonomi: Bokför endast transaktioner som rör verksamheten och håll företagets ekonomi åtskild från den privata.
- Använd kontantmetoden: För små företag är kontantmetoden enklare, där endast in- och utbetalningar bokförs när de sker.
- Upprätta ett förenklat årsbokslut: Vid räkenskapsårets slut, kontrollera bokföringen, justera nödvändiga poster och sammanställ en resultaträkning och balansräkning.
Innehåll
Innehållsförteckning
Vem måste bokföra?
Alla som driver enskild näringsverksamhet är skyldiga att bokföra enligt bokföringslagen. Det innebär att du måste dokumentera alla ekonomiska händelser som påverkar verksamheten.
Bokföringsskyldighetens innebörd
Bokföringsskyldigheten innebär att:
- Alla affärshändelser ska bokföras löpande.
- Det ska finnas verifikationer (underlag) för alla bokföringsposter.
- Räkenskapsinformationen ska arkiveras säkert i minst sju år.
- Ett årsbokslut eller en årsredovisning ska upprättas vid räkenskapsårets slut.
Separera privat och företags ekonomi
En av de viktigaste aspekterna för en enskild näringsidkare är att skilja mellan privat och företags ekonomi. Endast transaktioner som rör verksamheten ska bokföras i företaget. Tillgångar och skulder som tillhör verksamheten ska bokföras, medan privata tillgångar och skulder inte ska inkluderas.
Tillgångar och skulder
Tillgångar är resurser som företaget äger och som förväntas bidra med ekonomisk nytta. Skulder är företagets åtaganden.
Exempel på bokförbara tillgångar:
- Maskiner och inventarier som används i verksamheten.
- Kontanter och bankmedel som tillhör företaget.
Exempel på skulder:
- Leverantörsskulder
- Skatteskulder
Eget kapital
Eget kapital är skillnaden mellan företagets tillgångar och skulder och representerar ägarens fordran på eller skuld till företaget. Det påverkas av egna insättningar, uttag och företagets resultat.
Egna insättningar:
- Insättning av privata pengar på företagskontot.
- Överföring av privata tillgångar till företaget.
Egna uttag:
- Uttag av pengar från företagskontot för privat bruk.
- Användning av företagets tillgångar för privat ändamål.
Bokföringsmetoder
Det finns två huvudsakliga metoder för bokföring: kontantmetoden och faktureringsmetoden.
Kontantmetoden:
Denna metod innebär att endast in- och utbetalningar bokförs när de sker. Fakturor bokförs först vid betalningstillfället. Kontantmetoden är enklare och passar små företag med färre transaktioner.
Faktureringsmetoden:
Här bokförs affärshändelser när de inträffar, oavsett betalningstidpunkt. Denna metod ger en mer detaljerad bild av företagets ekonomi och passar större företag med fler transaktioner.
Verifikationer och bokföring
Varje affärshändelse måste ha ett underlag, en verifikation. Verifikationer kan vara kvitton, fakturor eller andra dokument som styrker transaktionen. De ska innehålla:
- Datum för händelsen
- Beskrivning av affärshändelsen
- Belopp
- Motpart (t.ex. leverantör eller kund)
Verifikationerna numreras och bokförs i registreringsordning (grundbok) och systematisk ordning (huvudbok).
Upprätta ett förenklat årsbokslut
Vid räkenskapsårets slut ska ett förenklat årsbokslut upprättas, bestående av en resultaträkning och en balansräkning.
Steg för att upprätta ett förenklat årsbokslut:
- Kontrollera bokföringen: Säkerställ att alla affärshändelser är bokförda och att saldona stämmer.
- Justera poster: Gör nödvändiga justeringar för att få rätt resultat.
- Fyll i årsbokslutet: Använd blanketter eller bokföringsprogram för att sammanställa resultaträkningen och balansräkningen.
Deklaration
Det förenklade årsbokslutet ligger till grund för deklarationen. Enskilda näringsidkare använder blankett NE för sin deklaration. All information i årsbokslutet måste vara korrekt eftersom det påverkar beskattningen. Om du behöver hjälp så är det bra att kontakta en redovisningskonsult.
Skatter och avgifter
Alla skatter som rör företaget ska bokföras i företaget. Detta inkluderar moms, arbetsgivaravgifter och inkomstskatt. F-skatt betalas löpande och bokförs som egna uttag.
Moms
Moms är en skatt på varor och tjänster och är antingen ingående eller utgående. Ingående moms är moms på inköp, medan utgående moms är moms på försäljningar.
Skatter och avgifter för anställda
Har företaget anställda ska arbetsgivaravgifter och preliminär skatt för dessa bokföras och betalas in till Skatteverket.
Praktiska tips för en smidig bokföring
- Bokför regelbundet: Vänta inte till slutet av månaden. Regelbunden bokföring ger bättre kontroll över ekonomin och minskar risken för misstag.
- Organisera verifikationerna: Håll ordning på kvitton och fakturor genom att använda pärmar med flikar för olika dagar eller typer av transaktioner.
- Fakturera ofta: Ju oftare du fakturerar, desto snabbare får du betalt, vilket förbättrar kassaflödet.
Digital bokföring
Att använda bokföringsprogram kan underlätta bokföringen betydligt. Dessa program är ofta anpassade till små företag och kan automatisera många delar av bokföringen, såsom momsberäkning och rapportering.
Fördelar med digital bokföring:
- Effektivitet: Snabbare och mer exakt bokföring.
- Överblick: Bättre kontroll och uppföljning av företagets ekonomi.
- Tillgänglighet: Möjlighet att bokföra och granska ekonomin var du än är.
Viktiga lagar och regler
För en mer detaljerad förståelse av bokföringsreglerna hänvisas till Bokföringslagen (BFL), Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2 och BFNAR 2006:1) samt Skatteverkets olika broschyrer och vägledningar.
Att vara medveten om och följa dessa regler är inte bara en skyldighet utan också en nyckel till framgång i ditt företagande. Genom att hålla ordning på ekonomin kan du fokusera på att utveckla och driva din verksamhet framåt.
Avslutande råd
Att sköta sin bokföring är en av de viktigaste uppgifterna för en företagare. En välskött bokföring ger inte bara en bra bild av företagets ekonomiska läge utan är också en förutsättning för att kunna ta välgrundade beslut och för att följa lagens krav.
Bokföring är ett oumbärligt verktyg för att förstå och styra ditt företags ekonomi. Genom att följa de riktlinjer som presenteras i denna guide kan du säkerställa att din bokföring är korrekt, laglig och användbar för både interna beslut och externa krav som deklarationer och skatter.