Vi går igenom personalfest enligt Skatteverkets riktlinjer för avdrag och förmånsbeskattning. Personalfester är en uppskattad förmån för de anställda och kan alltså under vissa villkor vara skattefria och avdragsgilla för företaget. Här är en sammanfattning av reglerna, inklusive möjligheten att ordna personalfester med övernattning.
Antal personalfester och avdragsrätt
- Två personalfester per år är skattemässigt avdragsgilla för arbetsgivaren och skattefria för de anställda.
- För dessa fester får företaget avdrag för:
- Kringkostnader (t.ex. lokalhyra, musik, aktiviteter): Upp till 180 kr/person exkl. moms.
- Moms på måltider: Avdragsgill upp till 300 kr/person exkl. moms.
- Kostnader utöver detta, eller fler än två fester per år, blir ej avdragsgilla.
Regler för skattefrihet
- Måltider är skattefria för anställda om:
- Sammankomsterna är tillfälliga och gemensamma.
- Intern representation sker högst två gånger per år.
- Ej regelbundna evenemang (t.ex. firande av försäljningsrekord eller julfest) omfattas också av dessa regler.
Alkohol och övriga aktiviteter
- Alkohol: Räknas inte som personalvård. Om alkoholen ingår i en av de två avdragsgilla personalfesterna kan momsavdrag göras upp till 300 kr/person.
- Aktiviteter: Skattefria om de är rimliga och gemensamma, men för många och för dyra aktiviteter kan leda till förmånsbeskattning.
Vid personalfest på annan ort
Resor och transport:
- Fullt avdrag för både kostnaden och momsen.
Hotell och övernattning:
- Fullt avdrag för kostnaden och momsen vid högst en övernattning.
Fler än två personalfester
- Vid fler än två fester är arbetsgivarens kostnader normalt ej avdragsgilla, men anställda beskattas inte om festerna är kortvariga och tillfälliga.
Dokumentation
- Vid avdragsgilla fester: Dokumentera deltagarnas namn och kostnader för att styrka avdragsrätten.
- Ej avdragsgilla fester: Dokumentationen är mindre omfattande men bör ändå säkerställa att sammankomsten är arbetsrelaterad.
Bokföring av personalfester
Nedan ser du hur detta ska bokföras om du gör det själv, annars kan en redovisningskonsult vara till hjälp.
- Avdragsgilla kostnader:
- Kringkostnader: Debet 7631 – Personalrepresentation, avdragsgill
- Moms: Debet 2641 – Ingående moms
- Kredit 1930 – Bankkonto eller leverantörsskuld.
- Ej avdragsgilla kostnader:
- Debet 7632 – Personalrepresentation, ej avdragsgill.
Exempel:
En personalfest för 10 anställda kostar 20 000 SEK inklusive moms (varav 4 000 SEK är moms). Kostnaden inkluderar 10 middagar à 500 SEK/person och 10 biljettkostnader à 300 SEK/person.
Avdragsgill del:
- Avdragsrätt på måltider: 300 SEK/person x 10 personer = 3 000 SEK exkl. moms.
- Kringkostnader: 180 SEK/person x 10 personer = 1 800 SEK + moms.
Ej avdragsgill del:
- Överskjutande kostnader anses vara ej avdragsgilla.
Sammanfattning
En personalfest kan vara en trevlig och skattefri förmån för de anställda, samtidigt som arbetsgivaren får avdrag för flera av kostnaderna. Viktigt är att hålla arrangemanget inom rimliga gränser för att undvika förmånsbeskattning. Är du osäker på hur det ska göras, ta hjälp av våra redovisningstjänster.
